Cómo hacer un check-in profesional para apartamentos turísticos, en 27 claves

En la industria hotelera desde siempre el Check in ha sido uno de los momentos más importantes de la estancia. Este punto de partida es la primera impresión del huésped, el momento de comunicar la información que estamos obligados a compartir, recordar los horarios o incluso hacer el cobro de la estancia.

Pero sobre todo, es el momento en el que se crea el lazo humano entre nosotros anfitriones, y ellos huéspedes, que se hace incluso más vital en el alojamiento turístico ya que muy probablemente sea el único contacto.

Después de casi dos meses de actividad, nos hemos dado cuenta que muchos de nuestros más de 100 Anfitriones usan Cohosting como herramienta de Check in, ya que recoge información que ayuda a hacer la entrada más amena, profesional y cómoda.

También, ayuda a cubrir esa información que puede evitar que una buena experiencia se traduzca en una mala y sofocante estancia, además de que la legislación te obliga a compartir esta información.

Ahora la pregunta es:

¿Qué protocolo seguir en el check in?

A continuación, vamos a compartir las claves a seguir para dar respuesta a estas preguntas y hacer de nuestro check in un éxito. Dividiremos estas claves en varios campos; preparación, protocolo, información y registro.

La preparación consiste en saber a quién vamos a recibir en nuestra vivienda turística, ¿han sido unos huéspedes de mucho cruce de emails? ¿qué nacionalidad tienen? ¿cuántos días se quedan?.

Es muy fácil adelantarse a las necesidades de nuestros huéspedes y tenerles listo, por ejemplo, un café y unas galletas si les recibes a las 9h de la mañana, pero sobre todo:

  • Consulta su vuelo si tienes esta información, esto te hará ahorrar tiempo.
  • Consulta la previsión meteorológica, en base a esta ten listo unos paraguas, el felpudo de la casa o todo lo contrario, mete agua en la nevera.
  • Ve antes al apartamento para verificar la limpieza.
  • Enciende las luces y el aire acondicionado o calefacción.
  • Si tienes un apartamento frío, quizás poner la televisión o la radio con música de fondo puede ser un plus.
  • Obligatorio tener algo para los niños si los hay, pero PROHIBIDO que sean chucherías.
  • Obligatorio tener algún detalle para los cumpleaños y aniversarios.
  • Desgraciadamente no siempre estamos tranquilos, si ha habido un acontecimiento reciente en su país, como un atentado, no está de más remarcarlo y tener un guiño.
  • Por último, infórmate de la cultura, en los próximos días haremos un post hablando sobre esto, pues creemos es una materia a tener muy en cuenta, ¿es igual el humor francés que el español?.

Si abordamos el protocolo, estamos hablando de cómo tratar a nuestros huéspedes y que imagen dar, qué hacer y qué no hacer, cómo ir y cómo no ir, algunos de los consejos básicos que creemos que todos los anfitriones debemos cumplir son:

  • Estar bien vestidos y mantener una buena higiene personal.
  • Hablarles de usted si estamos hablando en francés o español y de Mr/Ms si estamos hablando en inglés.
  • Mirar siempre a los ojos.
  • No hablarles con la mano en la boca o tocándose el pelo.

Una vez sepamos esto, ellos deberán de entrar antes que tú en el apartamento turístico en el caso de esperarles fuera, donde una vez dentro deberíamos:

  • Ofrecerles ayuda con las maletas.
  • Preguntarles que tal ha ido el viaje y si les ha sido fácil llegar.
  • Invítalos antes de nada a un vaso de agua y usar el cuarto de baño.

Si hemos hechos bien los tres puntos anteriores, nuestros huéspedes estarán listos para escucharnos de una manera más cómoda y atenta, puesto que ahora llega el momento de compartir la información del apartamento, turística y legal.

¿Qué información es útil compartir en este momento?

Cada casa es un mundo, con la persiana medio rota, ese cajón que no abre o ese enchufe que no tiene corriente, pero ya sea porque la ley lo exija o porque te puede evitar una llamada durante la estancia, explícales siempre:

  • El funcionamiento del termo, del A/C, la TV, la cafetera y cualquier otro aparato electrónico de uso cotidiano como el jacuzzi si es que tienes.
  • En la cocina, enséñales donde está el café, té, azúcar, aceite… La cafetera, los utensilios para cocinar y por último los productos de limpieza.
  • En el dormitorio, enseña siempre donde encontrar mantas y toallas extras, las perchas y la papelera… esto último si no lo tienes ponlo.
  • En el WC, comparte con ellos dónde guardas el papel higiénico extra, champú, gel, cómo funciona el secador y donde encontrar el ambientador. Al igual que la papelera, recomendamos tener ambientador, no siempre viajas con gente de confianza… 😉
  • Por último, muéstrales donde está el botiquín, el cuadro de plomos de la casa, el extintor, la llave de paso y ten pilas extras a su disposición.

El siguiente punto que cubrir es la información turística mientras haces el registro. Hazlo en un ambiente ya más relajado, siéntate en una mesa y con un mapa abierto y una tablet cubre la siguiente información:

  • Localización del apartamento.
  • Con el mapa por delante muéstrales donde están las farmacias, consignas, policía, hospitales más cercanos.
  • Facilítale los teléfonos de interés más importante, perdida de maleta, consulados, policía, médico 24h….
  • Los eventos locales para dar respuesta a la típica pregunta de ¿qué podemos hacer este fin de semana?.
  • Los monumentos más emblemáticos con sus tarifas y horarios, estar al día es importantísimo, no hay nada peor que mandar a un huésped a un sitio que luego este cerrado, por ello en COHOSTING estamos constantemente actualizando la información.
  • Restaurantes de la zona, intenta siempre cubrir varios tipos de cocina, vegetariana, vegana, hindú… así como los típicos donde todo turista quiere ir.

Mientras compartes toda esta información obligatoria y de interés para el turista, haz el registro de todos los huéspedes mayores de 16 años, pide DNI para los miembros de la unión europea y pasaporte para el resto de países, por último, no te olvides de mandarlo a la policía en un plazo máximo de 24 horas.

Después de haber realizado todo este proceso, que como decíamos al principio es la primera y única oportunidad de conocer a nuestros huéspedes, haz una llamada de cortesía al final del primer día. Esta llamada te permitirá percibir como va todo y saber si necesitan algo. Por otro lado, si el día de mañana hubiese un mal comentario podrás siempre respondedles públicamente diciendo que les llamaste y que no te dijeron nada.

Si estas interesado en hacer de tu entrada un agradable momento y que la información compartida sea de valor, calidad, actual y que de respuesta a muchas de las dudas que nosotros mismos podemos incluso llegar a tener, únete a Cohosting de manera gratuita porque la experiencia no acaba con la reserva…

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