Registro de viajeros en la Webpol: Proceso de identificación en la policía

Como gestores de muchos apartamentos vacacionales o Anfitriones de una sola vivienda turísticas estamos obligados a la identificación y comunicación a la Policía de los viajeros mayores de 16 años rellenando un “Parte de Hospederías”, confeccionando un Libro-Registro de Viajeros y comunicando la entrada en las 24 horas siguientes a la Policía Local, Nacional o Guardia Civil.

Para comenzar deberéis de hacer el alta en la aplicación llamada WebPol de la policial, para ello es necesario llamar a la comisaria del distrito de su apartamento turístico y pedir cita.

No cumplir con estas este proceso de identificación en la policía puede acarrear sanciones que van desde los 600€ hasta los 30.000€, dependiendo si es una falta leve o grave (L.O 4/2015).

El sistema Webpol para ejecutar este proceso de identificación tiene dos opciones de identificación y comunicación a la Policía de los partes de entra de viajeros:

  • Grabación manual
  • Envío de ficheros

Tras llamar a las comisarías de Madrid, Sevilla y Málaga damos con la conclusión de que las viviendas turísticas solo podemos disponer de la Grabación manual como único proceso de identificación de viajeros en VFT y que es obligatorio contar con el Libro-Registro de Viajeros impreso. Si quieres intentar activar la opción Envío de ficheros, se habilitará tras pasar unas pruebas tecnológicas.

Resumimos el proceso en tres bloques

 

1 Parte de entrada

Estos partes deberán ajustarse al modelo ofrecido por el Ministerio de Interior o generar uno que recoja exactamente la misma información del viajero: Nombre, Apellidos, Número de Documento de Identidad, Tipo de Documento, Fecha de Nacimiento, Sexo, Nacionalidad y Fecha de Entrada.

Es importante que los números de partes sea correlativos. Este parte también debe llevar el número de identificación, nombre, apellidos y firma del propietario o gestor.

Puede descargar nuestro parte aquí.

 

 

2 Grabación de la información

Una vez tengamos todos los partes de entradas rellenos y firmados por el Anfitrión y turista deberemos hacer la grabación de los datos en la aplicación de la policía WebPol en menos de 24 horas. 

Cuando hayas entrado dentro con tu usuario deberás seleccionar la opción ¨Grabación manual¨, este nos llevará al formulario de introducción de un parte de viajero.

Después de rellenar todos los campos solo habrá que pulsar sobre el enlace “Grabar” realizamos así la grabación del parte y volveremos al formulario de grabación para registrar el siguiente viajero.

Los campos marcados con un asterisco se consideran obligatorios.

Al pulsar sobre el enlace “Grabar” se realizan las validaciones de los valores de los campos y si hay alguna incoherencia se muestran los correspondientes mensajes de error. Una vez la grabación se ha realizado correctamente el sistema nos mostrara el siguiente mensaje:

La grabación del huésped se ha realizado correctamente. ¿Desea generar el parte del viajero? 

3 Libro-Registro de Viajeros

El libro-registro estará compuesto de todos los partes de entrada firmados por el viajero en este proceso de identificación en la policía, ordenándose de forma correlativa y constituyendo libros o cuadernos que integrarán un mínimo de 100 hojas y un máximo de 500.

Los establecimientos deberán conservar los Libros-registro durante el plazo de tres años, a contar desde la fecha de la última de las hojas registro que los integran.

Estará en todo momento a disposición de los miembros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad con competencia en la materia, quedando los establecimientos obligados a exhibirlo cuando a ello sean requeridos.

Destapando mitos sobre el proceso de identificación en la policía

Tras más de diez años en el sector hotelero desde COHOSTING nos hemos dado cuenta de que son muchas las personas que no están al corriente de sus obligaciones sobre esta materia, en ocasiones provocadas por la mala información.  Algunas de las cosas que nos gustaría aclarar después de hablar con el cuerpo de la policía son:

Los check in deben de ser siempre presenciales, ya que 1 se debe de verificar el DNI/PASAPORTE y 2 tienen que firmar el parte de viajero.

La ley de protección de datos (que cambia en Mayo 2018) prohíbe la captura o almacenamiento de pasaportes o DNIs, por lo que no podemos hacer fotografías para posteriormente grabarlo en la WebPol.

Libro-Registro de Viajeros deben de estar impresos ya que como hemos dicho, los viajeros tienen que firmar el parte. Se puede tener una copia digitalizada confeccionado por los partes descargados de la WebPol una vez hecha la grabación de los datos. Es importante contar con un ordenador lo suficientemente seguro para poder almacenar esta información.

Si un viajero pregunta del porqué de este proceso de identificación en la policía, la respuesta más adecuada es responder que son cuestiones de seguridad ciudadana y prevención de terrorismo.

Si un viajero pide una copia de su parte de entrada firmado por el, esta en todo su derecho, por lo que habría que mandarle una copia por email.

Si tienes dos apartamentos vacacionales en la misma calle y número puedes agruparlos bajo un solo usuario en la WebPol.

Como gestor, aunque la licencia no esta a nombre tuya puedes tener acceso a la WebPol siempre y cuando el titular de la licencia te firme una autorización.

Por último hemos de aclarar que la información aportada por los diferentes agentes de Hospedería en ocasiones era contradictoria por lo que la  información aquí transmitida puede que para algunos organismos sea o no sea validad.

Proceso de identificación en la Policía en vídeo

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